Historie

De grootste TOED van Nederland staat sinds november 2005 in Hoorn. De praktijk is inmiddels uitgegroeid tot 44.000 patiënten. Met dertien tandartsen, een orthodontist, assistentes en baliemedewerkers komt het totaal op 66 medewerkers. De inrichtingsfase is achter de rug, er wordt met voldoening teruggekeken.

Zoals je zou verwachten heeft de grootste tandartsenpraktijk van Nederland ruimte voor nieuwe snufjes. Bij binnenkomst zien we dat anderen die ons voorgaan even een pasje tegen een apparaat bij de balie houden en vervolgens doorlopen. De receptioniste legt desgevraagd uit dat het de afsprakenkaart betreft die automatisch via een barcode wordt afgelezen. Zo kunnen zij en de betrokken praktijk elders in het gebouw op de computer zien dat de betrokken patiënt inderdaad volgens afspraak is gearriveerd. Het beeldscherm boven het apparaat kan de patiënt nog mededelingen doen, bijvoorbeeld over de wachttijd. Het is een simpele technologische nieuwigheid, maar het maakt tijdrovende ontvangstrituelen overbodig. De centrale hal ziet er uitnodigend uit, er is een speelhoek voor de kinderen. De sfeer is prettig en zakelijk. De tandartsen Jacques Dekker en Robert de Boer die we vervolgens op de eerste verdieping ontmoeten, zijn enthousiast. Logisch, het gaat goed met de TOED, en een succesverhaal wordt graag verteld.

Dreigende problemen

Al in de jaren tachtig dreigde er in Hoorn een tekort aan tandartsen. De praktijken raakten overvol. Door vertrek naar het buitenland en pensionering werd dat midden jaren negentig acuut. Een wachtlijst voor de ziekenfondspatiënten en een burn out voor de tandartsen leek nog maar een kwestie van tijd. Dekker: “Tijdens de visitatiecursus van het NMT, die ik samen met collega Jan Soeteman volgde, zagen we dat contacten in de collegiale sfeer belangrijk waren. In 1999 startten we samen het LOTH, het lunchoverleg tandartsen in Hoorn, onder mijn voorzitterschap en Jan secretaris. We maakten een  inventarisatie van de problemen in de tandheelkundige zorgverlening  en gingen op zoek naar oplossingen.”

Het tandartsentekort zou in de toekomst nog groter worden, vooral omdat er opleidingscentra in het land gingen sluiten. De nieuwe tandartsen die afstudeerden, wilden ook steeds vaker parttime werken. De toename van het zorgvolume door vergrijzing van de bevolking was ook een negatieve factor. En niet te vergeten: de vergrijzing van de beroepsgroep zelf. Vanaf 2010 kon in Hoorn een golf van pensioneringen onder tandartsen worden verwacht. Ze kwamen tot de conclusie dat je alleen door effectieve samenwerking de dreigende schaarste kon aanpakken en kon waarborgen dat er continu voldoende kwaliteit zou zijn voor een groot aantal patiënten.

De droom was geboren

Al snel sloten anderen, waaronder Peter Balfoort, Jourik Dam, Gertjan Hubers, Jos Hollebrand, Andre Krieckaert, Van Nquyen, Gerard Boon en Robert de Boer, zich bij  Dekker aan. De inventarisatie mondde uit in een haalbaarheidsonderzoek naar een TOED in Hoorn met een capaciteit van 27.000 patiënten, 8000 meer dan dat moment. Er waren ook positieve landelijke ontwikkelingen: de wet BIG maakte het delegeren van werkzaamheden naar andere mondzorgverleners, zoals de mondhygiëniste, mogelijk. Ook de taken van assistentes konden door opleiding worden uitgebreid tot preventief mondverzorgingswerk. Mede daardoor kon worden overwogen om per tandarts meer behandelkamers toe te passen. Daarmee werd de omvangrijke TOED een reële optie. Of, zoals Dekker het zegt: de droom was realiseerbaar. De groep belangstellende tandartsen groeide uit tot acht praktijken, hetgeen inspireerde tot de naam Octant, een instrument dat verwijst naar het roemrijke maritieme verleden van de stad, en het getal acht.

De zorgen werden ondertussen begrepen door de gemeente. In de Hoornse raadsstukken was sprake van een tekort aan elf fulltime tandartsen in West-Friesland, dat bij ongewijzigd beleid zou uitgroeien tot zeventig tandartsen in 2010. Dekker: “De politiek was welwillend. Op de partijen Hoorns Belang en VOCH na, die meenden dat we zelf maar genoeg financiën moesten zoeken, ondersteunde de meerderheid het voortvarende beleid in de eerste lijn gezondheidszorg waarin onze plannen uitstekend pasten.” Het onderzoek naar een locatie binnen de gemeente Hoorn voor een TOED kon beginnen.

Voormalig PWN-gebouw

In mei 2002 krijgt de groep het voormalige PWN-gebouw aan de Geldelozeweg op het oog. Ondanks wat twijfel bij een enkeling, is er voldoende draagvlak bij de groep. Er wordt een afspraak gemaakt over de maximale hoogte van de eventuele huurkosten en er wordt een onderhandelingsdelegatie gevormd. In de zomer 2002 gaat deze met de Gemeente Hoorn en Univé in gesprek. Daarbij schuift de gemeente Intermaris, de Hoornse woningcorporatie, naar voren. Vanwege de subsidiaire mogelijkheden moet die het pand verwerven en als verhuurpartner optreden voor de TOED. Bij de groep ontstaat tegelijkertijd het besef dat meer inhoud moet worden gegeven aan de samenwerking.

Univé vaardigt projectbegeleidster Berthe van Engen af die de tandartsen in deze ontwikkeling moet bijstaan. De Boer: “Die was heel nuttig, ze trok het proces steeds weer vlot.” De tandartsen tekenen een intentieverklaring voor commitment met de collega’s en er wordt een conceptbod op het PWN-gebouw opgesteld. De gemeente zorgt intussen voor planologische steun door wijziging van het bestemmingsplan voor het PWN-gebouw en de oude praktijken. Ook zegt Hoorn facilitaire ondersteuning toe in de vorm van een laagrentende lening aan Intermaris. Univé wil bovendien garantie afgeven als eerste tussenhuurder voor een periode van tien jaar. De ziektekostenverzekeraar zal daartoe een contract opmaken.

Groep slinkt

Ondertussen valt de groep in omvang terug tot zes: één twijfelende deelnemer stapt er uit en één collega, orthodontist Nguyen, wordt getroffen door een ernstige ziekte waar hij uiteindelijk niet meer van zou herstellen. Dekker: “Dat heeft ons erg aangegrepen.” De Boer: “Het was heel tragisch. Het trof een jonge gezin.” De resterende groepsleden zijn aangeslagen, maar weten zich na verloop van tijd te hervinden. De Boer: “Voor elkaar wilden we hoe dan ook slagen.” De zes gaan onder leiding van tandarts en organisatiedeskundige Nico Bezuur op vierdaagse cursus. Er wordt een lijst met veertig knelpunten opgesteld. De Boer: “Die samenstelling van de lijst duurde ruim twee dagen. Het was heel verrassend te ontdekken wat de prioriteiten van de anderen kunnen zijn en dat die onderling enorm kunnen verschillen. We hebben alles van elkaar geaccepteerd, in amper drie uur waren we er uit.” Dekker: “Toen wisten we dat we door één deur konden. En dat we door zouden gaan.”

Er worden commissies ingesteld en taken verdeeld. In de gezamenlijk visie wordt onder andere geformuleerd: elke dag de beste zorg leveren van 7.30 uur tot 17 uur. En: probleemloos voor elkaar invallen bij vakanties en plotselinge situaties. Tevens: voor speciale behandelingen naar elkaar doorverwijzen.

Samen met een subsidioloog worden vervolgens de subsidiemogelijkheden nader onderzocht. Er kan een beroep worden gedaan op een fiscale regeling die bij het investeren in milieuvriendelijk bedrijfsmiddelen recht geeft op een liquiditeits- en rentevoordeel. Ook is een OZB-vrijstelling mogelijk.

Teleurstellingen

Na de zomer blijkt het eerste contractvoorstel van Univé teleurstellend. Er is geen sprake meer van de in het vooruitzicht gestelde garantie, de ziektekostenverzekeraar wil alleen doorgeefluik zijn van huurpenningen. Het voorstel wordt afgewezen. Vanaf september 2002 bespreekt de groep met de notaris een nieuw contract op hoofdlijnen. Op 1 november wordt het tegencontract aangeboden aan Univé en Intermaris. Aan het eind van het jaar reageert Univé: nog steeds is er geen enkele vorm van garantie. Voor de groep valt deze partij daarmee in de constructie af.

Met wethouder Roger Tonnaer wordt opnieuw de ontstane situatie geëvalueerd. Dit keer is aan de orde dat de gemeente naast financiering ook een garantie geeft van twee jaar. Intermaris wil vervolgens zekerheden bieden voor acht jaar. De woningcorporatie komt daarop met een intentieverklaring waarmee de tandartsen akkoord kunnen gaan. In maart 2003 gaat een delegatie van de gemeente en Intermaris naar de PWN en brengen een bod uit. Dan volgt de domper: PWN heeft gekozen voor een andere geïnteresseerde, de Wooncompagnie, die huurder wordt.

Nieuwe optie

Ook deze teleurstelling komt de groep, die inmiddels weer op sterkte is met twee nieuwe leden, een parodontoloog en een tandarts, te boven. Ze besluiten bij elkaar te blijven maar spreken wel af dat uiterlijk in het jaar daarop de huisvesting moet zijn gerealiseerd. Na verloop van tijd doet zich een nieuwe optie voor: het oude pand van accountantskantoor BDO aan de Nieuwe Steen wordt bestudeerd. Hoewel deze krap zal uitvallen wat betreft het aantal behandelkamers, wordt de mogelijkheid toch serieus in overweging genomen. Het pand zal wel een ingrijpende verbouwing moeten ondergaan, het moet geheel worden gestript, tot casco gemaakt en opnieuw ingericht. Hiervoor is 3,1 miljoen euro nodig.

Intermaris neemt de optie eveneens serieus. Na enig onderhandelen blijkt deze bereid om ook bij dit pand dezelfde primaire condities te willen handhaven. Het huurcontract wordt in principe getekend. Als verhuurder zorgt Intermaris ook voor het onderhoud. In oktober verstrekt de gemeente in het kader van het waarborgfonds sociale woningbouw de benodigde  lening aan Intermaris. De tandartsen huren de ruimte en bekostigen zelf de inrichting van de ruimten en apparatuur van de 23 behandelkamers. In november 2004 start de verbouwing. Op 3 mei 2005 begint de eerste tandarts in Octant zijn praktijk, de overige tandartspraktijken volgen in de maanden daarna. De officiële opening vindt plaats op 1 november 2005.

Nu al 35.000 patiënten

Hoe is de situatie ruim drie jaar later? Inmiddels blijkt de verwachting dat er 8000 meer patiënten konden worden behandeld, ruim naar boven te moeten worden bijgesteld. Dekker: “Het zijn er 13.000 meer geworden, zodat we in totaal 30.000 patiënten elk halfjaar voor controle oproepen.” Volgens hun zijn er tot nu toe binnen de groep, die is uitgegroeid tot dertien tandartsen en een orthodontist, geen ernstige problemen gerezen. De computerprogrammering leek even onoverkomelijk. De Boer: “Een meerderheid wilde een bepaald programma aanschaffen. De minderheid zou een ander mogelijkheid overwegen, maar heeft uiteindelijk toch ook voor dit programma gekozen. Het is typerend voor je gehele houding. Het solisme, het eigen baas zijn, ga je negentig graden draaien. Je kiest voor één systeem.”. Het gaat hier om het loslaten van jouw  idee in het proces en dat is ontzettend moeilijk, je moet leren groepsdenken; wat is goed voor de groep, in plaats wat goed is voor jezelf. De hoge kosten zaten vooral in het eerste jaar. Financieel gaat het nu ook goed De Boer: “Mijn praktijk zou twee stoelen omvatten, inmiddels is dat uitgegroeid tot vier stoelen. En het gaat prima. Dit jaar kunnen we financieel levelen.”

Een grote zorg voor mij was dat je collega’s meeneemt in jouw avontuur , jouw droom en dat dit betekent ook een grote verantwoordelijkheid naar hun toe, het moet slagen.

Naast het geavanceerde systeem van afsprakencontrole heeft de gezamenlijke praktijk nog andere apparatuur aangeschaft die voor een solopraktijk meestal te kostbaar is. Er is een geavanceerde digitale fotoscanner in plaats van het traditionele foto-ontwikkelapparaat dat werkt met chemische stoffen. Daarnaast is er een lachgasinstallatie en een röntgenapparaat.

De bakens worden verzet en nieuwe uitdagingen bestudeerd er wordt onderhandeld over een inpandig tandtechnisch laboratorium, zodat voor de patiënten binnenshuis kronen, gebitsprothesen etc. kunnen worden gemaakt. Een ander voordeel van de grote omvang van de TOED is dat er beter met derden kan worden onderhandeld. Er kan meer worden afgedongen bij de leveranciers, zoals toentertijd met de patiëntenstoelen.

Patiënten tevreden

Via de website kunnen patiënten anoniem een enquête invullen over het functioneren van de TOED. Er zijn inmiddels vele reacties binnengekomen. Als voordelen worden genoemd dat je er meteen terecht kunt, de horizontale doorverwijzing, de goede bereikbaarheid en de moderne technologische mogelijkheden. Gebrek aan knusheid en de indruk dat er weinig persoonlijk contact is, worden als nadelen genoemd. De Boer: “Dat is inderdaad maar een indruk, iedere tandarts weet wat er bij elke patiënt speelt; daar heeft de TOED niets aan veranderd. En die knusheid is er ook, want we beschikken elk over een eigen wachtkamer. Het grote gebouw geeft misschien het gevoel van anonimiteit, maar het wordt ook netjes en aantrekkelijk genoemd en de meeste patiënten zeggen zich er op hun gemak te voelen.”

Dat de positieve opvattingen bij het publiek de overhand hebben, blijkt ook uit de eerder genoemde grote toeloop die door mond-tot-mond reclame is ontstaan. Er is dan ook geen behoefte om nog op andere manieren aan de weg te timmeren. De website geeft informatie en patiënten krijgen een boekje met de nodige gegevens. Wel wordt elke nieuwe ontwikkeling naar de media gecommuniceerd.

Knelpunten

Niet over alles heerst tevredenheid. Dekker en De Boer zeggen dat er wel iets moet gebeuren aan het overleg met de kaakchirurgen van het Westfriesgasthuis in Hoorn die inmiddels een maatschap vormen met die van het MCA in Alkmaar. Vaak keren patiënten die door de TOED worden doorgestuurd onverrichter zake terug. Er is regelmatig sprake van misverstanden. Er wordt weinig geluisterd naar de mening van de Octant-tandarts. De Boer: “De kaakchirurgen zijn protocolgericht en tonen weinig souplesse. Hier moet drastisch iets worden verbeterd.”

De fysieke bereikbaarheid voor de patiënten is ook een punt van aandacht. Vaak zijn de directe parkeerplaatsen bezet. Maar iets verder weg kun je wel parkeren en met even lopen, kom je er ook. Dekker: “In het begin waren er patiënten die er over klaagden dat ze verder moesten reizen, maar daar hoor je nu niemand meer over. Voor veruit de meeste bewoners van Hoorn is het gebouw goed met de fiets te bereiken. En dat promoten we ook.”

Per 1 januari 2009 kunnen de patiënten op beperkte schaal ook via e-mail inloggen en hun eigen afspraken maken. Ook zijn er die per SMS een dag van tevoren worden herinnerd aan de afspraak. De Boer: ”Dat is nog een experiment. Omdat niet zeker is of je er luiheid mee uitlokt; dat de patiënt meent dat hij er nu zelf niet meer zo op hoeft te letten.”

Saamhorigheid

Een belangrijke peiler van de TOED is de mogelijkheid tot persoonlijke groei. Daar wordt concreet aan gewerkt. Alle assistentes zitten in dezelfde CAO en kunnen door hun vaardigheden te vergroten via extra opleiding hoger worden ingeschaald. Ook de tandartsen trainen regelmatig. Zo is er inmiddels een kindertandarts en twee tandartsen die zich gaan  specialiseren in de implantologie. Het streven van Octant mondzorg voor de toekomst is, om alle tandheelkundige zorg onder een dak te kunnen verlenen. Het voornoemde  beleid houdt in dat Er meerdere specialisaties binnen de tandheelkunde hun intrede zullen doen in Octant mondzorg.   Er zijn capabele mondhygiënistes waar horizontaal naar wordt doorverwezen. Het groepsvoordeel is ook dat er altijd wel iemand op cursus kan gaan en de kennis intern kan overdragen. Elke donderdag is er een gezamenlijke lunch waarin het nodige wordt besproken. Elke eerste dinsdag van de maand komen de maatschapsleden bijeen om knelpunten door te nemen. Dekker: “Die zijn er niet zoveel door de platte organisatiestructuur.”

De tandartsen hebben in hun uitgangspunten nog één bijzonderheid vastgelegd: elk besluit dat de maatschap aangaat, moet unaniem worden genomen. De gezamenlijkheid die doelbewust wordt nagestreefd, blijkt ook uit het afstemmen van de vakanties op elkaar. Verder heeft elke praktijkleider een extra functie: de één gaat over organisatie, de ander over het gebouw, er is een verantwoordelijke voor de balie, er is iemand die de website begeleidt, weer een ander heeft de zorg over de boekhouding en ook P&O en de media is in één hand.

Hoogtepunten

Ook op andere manieren wordt eraan gewerkt om de gezamenlijkheid en communicatie te versterken en te verbeteren. De maten zijn dit jaar naar Lapland geweest en hebben een weekend in een onvervalst winterlandschap compleet met sneeuwscooters en ski’s avontuurlijk doorgebracht. Met de hele club is er dit jaar een teamdag geweest met een boot op het IJsselmeer. En natuurlijk is de kerstlunch een ander jaarlijks hoogtepunt. De Boer en Dekker noemen de sfeer meermalen fantastisch. Dekker: “Het lage ziekteverzuim is wellicht een bewijs. En dat inmiddels andere partijen ons met het concept van Octant hebben gecomplimenteerd en hun interesse voor overname hebben getoond.”

Octant heeft zes tandartsenpraktijken

In de TOED zijn 5 tandartsenpraktijken en een orthodontistenpraktijk gevestigd. Naast een kostenmaatschap hebben zij een Octantholding B.V.

In totaal werken er op dit moment in de TOED 68 mensen. Die zijn als volgt onderverdeeld: praktijk Jourik Dam: twee tandartsen en zes assistentes; praktijk Jacques Dekker: vijf tandartsen en zeven assistentes; praktijk Robert de Boer: een tandarts en zeven assistentes; praktijk Peter Balfoort: twee tandartsen en vijf assistentes; praktijk Marina Janssen: twee tandartsen en acht assistentes; praktijk Mw. Heiligers: een orthodontist en negen assistentes.

De tandartsen die al dan niet parttime in dienst werken van deze praktijken, zijn:  Hielke de Boer, Anne-Sjoe Kilsdonk, Cecile Lauw, Marie Claire Septer, Manon Ketting, Effie Smits, Mitch van Boven, Voorts zijn er zes baliemedewerkers in dienst van de maatschap en drie stagières.

Behalve de 23 behandelkamers is er een gemeenschappelijke ontvangstruimte, een personeelskantine en drie doucheruimtes. Er is actieve legionella-preventie.

De TOED is gevestigd aan de Nieuwe Steen 8, 1625 HV Hoorn, tel. 0229 278 417.

E-mail: info@octantmondzorg.nl.

Hoorn heeft een centrumfunctie voor een groot deel van West-Friesland en telt circa 70.000 inwoners waaronder die van de plaatsen Zwaag en Blokker. De gemeente heeft ook een aantal solopraktijken en groepspraktijken voor tandartsen.

Vijf jaar Octant mondzorg van een droom naar een van zelfsprekendheid, het eerste lustrum. Terugkijken op een moeilijk begin van een sprong in het duister, risicovolle onderneming. Naar een voor ons allen succesvolle werk en leefomgeving, teamwerk is een woord dat voor velen in onze beroepsgroep een onmogelijkheid is, maar zoveel plezier en arbeidssatisfactie kan opleveren als je er voor gaat.

Toekomstgericht denken betekent letten op maatschappelijke veranderingen, technologische ontwikkelingen, beslissingen nemen over meegaan of afwachten. Afstuderende tandartsen die door onze inzet, door coaching,  voor ons een toekomst met Octant mondzorg kunnen opleveren. Niet alleen alle tandheelkundige specialismen onder een dak maar ook de tandtechniek. (inmiddels in bedrijf) Het creëren van Win Win situaties waarin iedere partij zijn voordeel beleeft. In het proces van initiatief tot realiteit, wat bij ons bijna 3 jaar heeft geduurd is er strijd geleverd, samen op de barricades voor ons doel. Het solistisch denken wordt groepsdenken, niet meer denken wat goed voor jezelf is maar wat is goed voor Octant een proces waarin het loslaten van vanzelfsprekendheden voor jou het moeilijkst is.

Die discussies om het eens te worden in consensus met je collega’s zonder conflicten, door altijd respect te hebben voor de mening van de collega heeft ons veel geleerd. In dit proces is het ontzettend goed de steun te mogen ontvangen van  Berthe van Engen, maar ook in de jaren daarna op momenten dat de bakens moeten worden verzet en de doelstellingen geëvalueerd.

© copyright 2012 Octant Mondzorg - Nieuwe Steen 8 1625 HV Hoorn